Platformă de management de proiecte pentru echipe cu finanțare europeană
O platformă de management de proiecte, bazată pe roluri, pentru echipe care derulează granturi finanțate de UE — pachete de lucru și pontaj lunar, generare automată a documentelor de deplasare cu aprobare în mai mulți pași, contracte cu sponsori/furnizori și un jurnal de audit complet.
Digital Innovation Zone (DIZ) avea nevoie de un mod de a gestiona administrarea zilnică a proiectelor sale finanțate de UE — pontaj, documente de deplasare, contracte cu sponsori și furnizori — fără să mai combine manual foi de calcul și șabloane Word. Am construit o platformă bazată pe roluri (Admin, Manager, Financial, Employee), organizată în jurul proiectelor împărțite în pachete de lucru și activități, cu membri de echipă asignați per pachet și o grilă de pontaj lunară care se exportă în Excel sau se printează pe format A3 peisaj pentru raportarea către finanțator.
Elementul central este generarea automată a documentelor de deplasare: fiecare deplasare parcurge, în ordine, trei documente oficiale — Referat de necesitate, Ordin de deplasare și Decont cheltuieli — precompletate din setările de decontare ale proiectului (km maxim, consum de carburant, diurnă) și din datele personale ale angajatului, apoi trimise printr-o coadă centralizată de aprobare pentru Manageri și Financial. Fiecare acțiune din sistem — autentificări, creări, modificări, ștergeri — este înregistrată într-un jurnal de audit căutabil, cu diferențe câmp-cu-câmp înainte/după, iar șabloanele Word/Excel pentru documentele oficiale pot fi înlocuite fără modificări de cod.